Logo Noord Hollands Archief

Noord Hollands Archief

Home Cases Noord Hollands Archief

“Werken met een overheids-ict-dienstverlener of met een particulier bedrijf is een verschil van dag en nacht. Ik heb nu de helft minder ict-kosten, ze komen direct in actie en ze komen hun afspraken na. Het zijn gewone mensen die zich kleden en gedragen zoals u en ik, geen nerds.” Dat zegt directeur drs. Lieuwe Zoodsma van het Noord-Hollands Archief (NHA) in Haarlem. Het NHA heeft zich teruggetrokken uit de ict-dienst van de gemeente Haarlem. SET ICT Services B.V. uit Amsterdam verzorgt nu het beheer. Na het Nationaal Archief in Den Haag is het NHA met 42 kilometer aan archiefstukken het grootste archief in Nederland. Jaarlijks trekt het NHA zo’n tienduizend fysieke bezoekers en meer dan een miljoen digitale bezoekers. Het NHA bewaart boeken, prenten, tekeningen, foto’s, rapporten, notulen, kranten en andere gegevens. Het archief vereist een boekenplank met een lengte van Haarlem tot Leiden. Het NHA heeft ruimte voor vijftig kilometer.

Fusie organisatie

Dankzij ict draait het archief met een team van slechts vijftig betaalde krachten en 150 vrijwilligers. Een groot deel van de vrijwilligers werkt thuis aan bijvoorbeeld het transcriberen van teksten en namen en het duiden van foto’s. “Zelfs in Australië en Canada hebben we vrijwilligers,” zegt Zoodsma. Het NHA is ondergebracht op twee historische lokaties in Haarlem: aan de Jansstraat in het stadshart en aan de Kleine Houtweg in Haarlem-Zuid. In de kapel van het voormalige Johannieter klooster van Sint Jan in het stadshart is het bezoekerscentrum. In een kelder onder het gehele kloostercomplex staat de veertien kilometer archiefstukken die het publiek het vaakst raadpleegt.

Glasvezelverbinding

Achter de gevel van een voormalig Doopsgezind weeshuis aan de Kleine Houtweg in Haarlem-Zuid zijn de overige 28 kilometer stukken van het NHA te vinden. Tussen beide locaties ligt een glasvezelverbinding. Nu nog is het nog onmogelijk in het bezoekerscentrum aan de Jansstraat direct een archiefstuk uit de depots aan de Kleine Houtweg te raadplegen. Maar over een jaar kan dat mede dankzij SET ICT wel. “Bij de overheid is het niet raar wanneer een contract niet uitpakt zoals je het bent overeengekomen”, vertelt Zoodsma. “Je denkt dan dat je een probleem hebt, maar bij de overheid is zoiets helemaal geen probleem. Precies hetzelfde als we hebben gezien met de Fyra. Ze bestellen een hogesnelheidstrein en als daaraan van alles mankeert, dan zeggen ze: helaas, hij kan niet rijden. En dat is alles.”


“SET heeft ons erop attent gemaakt dat wij als educatieve instelling veel lagere prijzen voor software hoeven te betalen.

Dat heeft ons een kleine zeventigduizend euro bespaard.”

Offertes

“Toen ons contract moest worden vernieuwd, hebben we op basis van vier offertes SET ICT Services geselecteerd”, vertelt Zoodsma. “We hadden het gevoel met dit bedrijf strakkere afspraken te kunnen maken, dan met de andere aanbieders”, zegt Zoodsma. “Het groepje medewerkers dat de offertes heeft vergeleken vond dat de dure variant van de oplossing die SET ICT Services aanbood het best aansloot bij wat wij nodig hebben.”

Iets heel nieuws

“We hebben nu met SET ICT Services een contract dat daadwerkelijk wordt uitgevoerd”, zegt Zoodsma enthousiast. “Dat is voor ons iets heel nieuws. Ze hebben alles op tijd en binnen budget opgeleverd. Nu hebben we een systeem dat veel sneller en geavanceerder werkt op de nieuwste versies van alle software. We hebben niet alle zeventig werkstations voor personeel en bezoekers in de studiezalen hoeven te vervangen. Deze werkstations hebben we voor een zacht prijsje van de gemeente kunnen overnemen nadat SET ICT Services vond dat die nog wel even meekonden.” “SET heeft ons erop attent gemaakt dat wij als educatieve instelling veel lagere prijzen voor software hoeven te betalen. Dat heeft ons een kleine zeventigduizend euro bespaard. Ze monitoren voor ons hoeveel we gebruik maken van hun diensten. Als dat minder of meer is dan gepland, passen ze het contract daarop aan. Ik heb nu al de indruk dat we minder vaak naar de helpdesk bellen. Dat betekent dat onze medewerkers meer uren productief zijn en de stemming vrolijker is.”


Noord Hollands Archief

Techniek bij NHA

De ict van het NHA draait nu op een ‘eigen’ serverpark in plaats van op servers van de gemeente Haarlem. Op deze eigen servers staat ook alle software voor de werkstations. De afzonderlijke werkstations hebben buiten het operating system waaronder Windows geen ‘eigen’ lokale software meer. Gebruikers krijgen bij het inloggen automatisch hun software gefaciliteerd vanuit de servers.

De servers bieden een aantal programma’s aan op de werkstations: MaisFlexis voor het daadwerkelijke registreren en terugvinden van documenten, Pictura voor de opslag en het beheer van beelden, Vubis voor het beheer van boektitels en de digitale prikklok en aanwezigheidsregistratie TimeTel. VMWare view faciliteert ook Het Nieuwe Werken, waar het NHA mee wil beginnen. Het NHA telefoneerde al digitaal in beide vestigingen via Voice over IP. Dat gebeurt nu via de ‘eigen’ servers op basis van VMFview.

Kinderlijk eenvoudig

“Dankzij VMWare view kunnen we alle software op de servers centraal beheren en onderhouden”, vertelt Erik Jongkind, pre-sales consultant bij SET ICT Services. “Daarvoor hoeven we niet zoals voorheen bij alle werkstations langs. Het totale systeem is niet meer hardware-afhankelijk. Als straks bijvoorbeeld de software of de servers voor de dataopslag zijn verouderd, kunnen we kinderlijk eenvoudig over op andere servers of nieuwere softwareversies. Bij NHA draait nu het ict-neusje van de zalm. Als SET ICT Services zijn we er best trots op dat de komende drie jaar optimaal werkend te zullen houden.”

Verantwoordelijkheden

In een eerste gesprek tussen het gemeentelijk ict-bedrijf en SET ICT Services om alles goed over te dragen, zaten twee SET-mensen tegenover negen gemeente-ict’ers die niet van plan waren hun commerciële collega’s toegang te verschaffen tot ‘hun’ systemen. “Toen ze bij de gemeente in de gaten kregen dat ze te maken hadden met mensen die kennis van zaken hadden, hebben ze hun houding bijgesteld en hebben ze goed meegewerkt. Zo kon de migratie zonder veel problemen verlopen.” “SET ICT Services wist dat het de gemeente goed zou uitkomen als het zou mislukken, maar dat is dus niet gebeurd”, stelt Zoodsma vast. “De migratie heeft SET ICT Services prima gedaan. Wij zijn nu de trots van burgemeester Schneiders van Haarlem, die onze voorzitter is.”